Breakout Rooms (chia nhỏ phòng họp) là một tính năng rất có ích để chia nhóm tranh luận qua zoom, tách phòng họp (hay lớp học) đang xảy ra thành các phòng họp nhóm riêng lẻ.
Breakout Rooms là gì?
Breakout Rooms là tính năng độc quyền của Zoom. Tính tới hiện tại chưa có bất kỳ phần mềm họp/học on-line nào có tính năng này. Khi tách các thành viên trong cuộc họp thành những nhóm nhỏ, người chủ trì (host) có quyền bố trí từng người tham dự vào phòng ngẫu nhiên hay theo ý mong muốn. Tính năng này cũng có thể bật tắt bất cứ lúc nào nếu như host mong muốn.
- Phòng họp có thể chia tối đa thành 50 nhóm.
- Mỗi nhóm chứa tối đa 200 người tham dự (nếu như mong muốn nhiều thành viên hơn thì cần mua gói mở rộng)
- Mỗi nhóm này có rất đầy đủ tính năng như nhóm thường thường (trừ tính năng ghi lại cuộc họp thì sẽ bị giới hạn).
- Tính năng này chỉ có ở phiên bản Zoom Professional (đóng phí) và chỉ hiển thị với host (bạn phải là người chủ trì cuộc họp mới có thể dùng).
Bài content này sẽ chỉ dẫn bạn Bật, Cài đặt và Dùng tính năng Chia nhỏ phòng họp trong Zoom.
Bật Breakout Rooms trong Zoom
Tính năng Breakout Rooms được tắt theo mặc định và nếu như mong muốn dùng bạn phải cần bật lên. Nó chỉ sẽ được bật ở phiên bản internet của Zoom.
- Vào website online Zoom, đăng nhập tài khoản Zoom của bạn.
- Vào My Account ở góc trên bên phải của trang > vào Settings ở phần điều hướng bên trái.
- Cuộn xuống gần cuối ở phần In Assembly (Complex) và bật Breakout Room (Phòng theo nhóm) bằng việc trượt nút sang bên phải. Nhớ tích vào Permit host to assign members to breakout rooms when scheduling để cho phép host phân chia những người tham dự thành các nhóm nhỏ khi đặt lịch buổi họp.
Cách chia nhỏ phòng họp trong Zoom
Bạn sẽ chia nhỏ phòng họp bất kỳ lúc nào, chẳng hạn trước khi cuộc họp bắt tay vào làm hoặc trong khi đang họp
Bước 1: Tạo cuộc họp. Khi cuộc họp bắt tay vào làm, nhấp vào Breakout Rooms ở cuối màn hình. Nếu như bạn không nhìn thấy thì có lẽ bạn để cửa sổ Zoom quá nhỏ hoặc tìm Breakout Rooms bằng việc nhấp vào nút Extra.
Bước 2: Chọn số lượng nhóm mong muốn chia và tùy chọn chia nhóm ngẫu nhiên (Robotically) hoặc bạn mong muốn tự chỉ định người vào nhóm (Manually).
Bước 3: Chọn Create Rooms.
Chỉ dẫn cài đặt Breakout Rooms trong Zoom
Một khi tạo các phòng nhỏ, một hộp Breakout Rooms xuất hiện với rất nhiều tùy chọn:
- Đổi tên các phòng: Nhấp vào một phòng và nhấp Rename.
- Xóa phòng nếu như không cần: Nhấp vào một phòng và nhấp Delete.
- Chỉ định từng người vào phòng theo cách thủ công: Nhấp vào một phòng và nhấp Assign. Sau đấy, bạn có thể thấy các thành viên đã có sẵn và nhấp vào tên của từng thành viên mình mong muốn chèn vào nhóm.
- Di chuyển thủ công một thành viên từ phòng này sang phòng khác. Nhấp vào thành viên và sau đấy chọn Transfer to và chọn phòng.
- Thêm phòng bằng việc nhấp vào Upload a Room ở cuối cửa sổ.
- Mong muốn làm lại từ khi bắt đầu: Nếu như không thích những gì mình đã làm và mong muốn chia lại các nhóm, bạn click on vào Recreate ở cuối cửa sổ.
- Click on Choices để nắm bắt các phương diện khác của việc chia nhỏ phòng họp, chẳng hạn mong muốn các thành viên tự động được đưa vào nhóm hoặc nếu như họ cần, hoặc nếu như họ tự vào, bạn mong muốn các phòng tự động đóng trong thời gian cụ thể.
Khi hoàn tất các thiết lập trên, bạn chọn Open All Rooms.
Cách dùng việc chia nhỏ phòng trong Zoom
Khi các thành viên được phân vào các phòng họp nhỏ, họ có thể vào và ra khỏi nhóm bất cứ khi nào thông qua các điều khiển mới ở đầu màn hình.
Thế nhưng, nếu như một thành viên mong muốn vào một nhóm khác với nhóm họ được chỉ định thì không thể tự làm. Để làm việc này, khi ở trong phòng của mình , họ cần gọi host vào phòng bằng việc chọn Ask for Assist và khi host tham gia, thành viên có thể yêu cầu được chuyển đến nhóm khác.
Khi hoàn tất việc chia nhỏ phòng họp thành các nhóm nhỏ, host có thể:
- Vào hoặc rời khỏi một phòng bằng việc nhấp vào Sign up for hoặc Go away ở bên phải tên phòng.
- Di chuyển một thành viên sang phòng khác: Đưa con trỏ chuột tới tên thành viên, sau đấy chọn Transfer to và chọn phòng mong muốn chuyển người đấy sang.
- Gửi tin nhắn cho toàn thể ở toàn bộ các phòng: Click on Broadcast a message to all và nhập tin nhắn.
- Nhấp vào Shut All Rooms để kết thúc việc chia nhỏ phòng họp và đưa mọi người trở lại cuộc họp chính.
